Parlons aujourd’hui d’un mal-aimé dans la vie professionnelle : le suivi des temps. Pour de très nombreux employés, le suivi des temps (ou feuilles de temps) est le mal incarné. Si si, testez : le simple fait de prononcer cette expression provoque toutes sortes de réactions négatives liées souvent, en vrac, à : de la paperasserie, de la surveillance un peu trop stricte ou bien à une “usine à gaz” logicielle pour les saisir…

Le constat est implacable : toutes ces réactions entraînent régulièrement un blocage lorsqu’il s’agit de changer de système de suivi des temps. Et pourtant…

Oui, et pourtant un “bon” suivi des temps ne devrait pas avoir toutes ces connotations négatives. Un “bon” suivi des temps devrait être utile pour tout le monde, si tant est qu’il soit bien appréhendé…

Voici les trois raisons principales que l’on rencontre lorsque les employés disent qu’ils détestent les feuilles de temps.
Voici surtout des pistes pour tenter d’y remédier…

 

#1 : les feuilles de temps, ça prends trop…de temps !

C’est probablement la phrase la plus entendue lorsque les employés parlent des feuilles de temps. Une certitude : un système de suivi des temps inefficace peut accaparer une part non négligeable du temps de travail.

Et c’est en général le cas avec des méthodes aujourd’hui obsolètes comme les feuilles de temps papier (et oui cela existe encore !) ou des systèmes basés sur Excel (qui restent la grande majorité aujourd’hui). Systèmes où les employés doivent tout rentrer manuellement et où les automatisations et les workflows de validation sont très limités, voire inexistants…

Comment y remédier

Pas de miracle ici : investissez dans une solution de suivi des temps ergonomique qui automatise la collecte de données de manière rapide, facile et efficace.

Double avantage : vos employés pourront saisir leurs temps en quelques secondes/clics et les managers pourront être tranquilles en sachant qu’ils recueillent des temps précis à 100%.

Choisissez une application permettant de limiter les champs obligatoires, ou de faire des listes de sélection spécifiques à un utilisateur, cela permet de gagner du temps et évite les erreurs de saisie. Préférez une solution qui permette également de moduler la fréquence de saisie des temps en fonction du personnel (quotidien, hebdomadaire, mensuelle) et le type de saisie (heures/minutes, ½ journée, pourcentage). Ces petits détails offriront un véritable confort aussi bien pour vous que pour vos employés. Apporter un peu de souplesse ne fait jamais de mal.…

Pour aller plus loin, vérifiez s’il est possible de dupliquer les tâches, s’il existe des favoris dans les liste de sélection, si l’application est flexible pour s’adapter à votre organisation et votre métier, etc.

 

#2 : les feuilles de temps, c’est du flicage !

Le suivi des temps, de manière générale, n’a pas bonne réputation. La plupart des personnes l’associent à des supérieurs hiérarchiques autoritaires (ou des gestionnaires) qui ne font pas confiance à leurs employés. La seconde raison qui arrive quasiment ex-aequo avec la première est cette sensation de pistage et de “tracking” beaucoup trop forte de la part des employés. Manque de confiance, incompréhension des raisons d’une solution de suivi des temps, défiance vis-à-vis de la hiérarchie…les raisons ne manquent pas derrière cet argument massue.

Les employés voient dans les feuilles de temps une occasion pour les managers de vérifier leur “présentéisme”. Ce point devient d’ailleurs de moins en moins anecdotique avec la banalisation du télétravail.

Comment y remédier ?

Alors, un peu de patience, c’est juste en dessous de la raison #3 !

 

#3 : les feuilles de temps, c’est dévalorisant !

Dans le cas des salariés, des études ont souvent remonté le fait qu’ils voyaient le suivi des temps comme une dévalorisation de leurs compétences. Pire : certains même expriment le fait qu’il s’agit d’une «rétrogradation» vis-à-vis d’un système qui les valorise désormais en fonction du volume de temps consacré, plutôt qu’en fonction de la qualité du résultat ou de la tâche réalisée.

On ne va pas se mentir : malheureusement, certaines entreprises utilisent les feuilles de temps à ces fins (et uniquement à ces fins). Voir un logiciel de suivi du temps comme un outil uniquement dédié à stimuler la productivité et la rentabilité n’est certainement pas la bonne manière d’appréhender cette problématique, notamment vis-à-vis des employés.

Comment y remédier ? (raisons #2 & #3 combinées)

Au delà d’une solution technique, logicielle, qui amènera son lot de fonctionnalités intéressantes et efficaces, on rentre ici dans le monde de l’échange et de la pédagogie

L’idée d’utiliser un système de suivi des temps n’est pas lié forcément à une logique de tracking. A défaut de “tracker”, nous apprécions beaucoup plus le terme de “ventiler” : le suivi des temps permet de ventiler les temps passés sur des tâches et des projets.

Il ne s’agit plus alors forcément d’avoir une vision “micro” sur un individu, mais plutôt “macro” sur un projet, une équipe ou toute l’entreprise.

Notre conseil : avant de commencer le suivi des temps, prenez le temps justement pour EX-PLI-QUER. C’est la garantie d’une mise en place d’un suivi des temps réussi grâce à l’adhésion des équipes.

Expliquez quelle est la finalité de l’outil, quelles sont les statistiques que vous exploitez. Expliquez en quoi le suivi des temps offre un outil précieux d’aide à la décision. Pour les équipes réalisant de la Recherche et du Développement (et oui, cela reste quand même notre domaine de prédilection !) expliquez l’importance de la ventilation des temps par projet dans un objectif de justification des financements de l’innovation (comme le CIR – Crédit d’impôt Recherche – ou les projets européens).

Quid de l’analyse de la performance de la R&D ? Certains de nos clients utilisent les données issues des feuilles de temps pour conduire leur stratégie de propriété intellectuelle ou pour orienter leur force commerciale. Ceci fera d’ailleurs l’oeuvre d’un post à part entière.

“Expliquez-le à vos équipes : la feuille de temps est belle et bien un outil stratégique.”

Expliquez-leur comment ce nouveau système leur sera réellement utile et bénéfique. La notion d’équipe, de vision macro, d’efficacité, l’aide à la décision sont autant d’arguments à mettre en avant dans le cadre d’une présentation.

Les arguments ne manquent pas. La pédagogie est importante. Il est évident qu’en ne prenant pas ce temps nécessaire au départ (ou au changement) de votre solution de suivi des temps, vous irez au devant de certaines déconvenues…

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